Shift-left in de praktijk: Shift-left 2.0

Automatisatie en Orchestratie

Met wat wij Shift-left 2.0 noemen (lees hier: Shift-left 1.0), willen we nog een stap verder gaan. Hier gaat het niet alleen over het in staat stellen om problemen of vragen op te lossen op een ‘lager’ niveau door het ter beschikking stellen van kennis, maar om het automatiseren van handmatige taken. We onderscheiden hier twee verschillende aspecten, die vaak door elkaar gebruikt worden: Automatisatie en Orchestratie.

Shift-left

Bij automatisatie gaat het specifiek over het automatiseren van 1 taak (bijvoorbeeld een paswoord reset), terwijl bij orchestratie meerdere taken, die deel uitmaken van een geheel proces, geautomatiseerd worden (bijvoorbeeld een onboarding proces).

Het spreekt voor zich dat door manuele taken automatiseren en deze resources voor andere zaken te gebruiken, er opnieuw tijd en dus kosten bespaard kunnen worden. Repetitieve taken worden geautomatiseerd en medewerkers kunnen ingezet worden voor meer uitdagende taken met meer toegevoegde waarde. Automatisatie (en orchestratie) verkleint bovendien de kans op (menselijke) fouten en zorgt voor een gestandaardiseerde uitvoering. Dit alles zorgt dan weer voor een betere tevredenheid en ervaring!

Shift-left

Er zijn verschillende use cases waarvoor je automatisatie of orchestratie kan inzetten. Dit zijn enkele voorbeelden:

  • Aanvragen van applicaties
  • Wachtwoord opnieuw instellen
  • Citrix/VDI sessies opnieuw instellen
  • Tijdelijke lokale beheerdersrechten aanvragen
  • Mailbox-quota wijzigen
  • Homedrive quota wijzigen
  • Autorisatie verzoeken
  • Aanvragen voor hardware
  • Sharepoint aanvragen (nieuwe projecten, leden toevoegen etc)
  • Gebruikersrechten aanvragen / gebruikersrechten op project/pool/afdelingen delen/mappen
  • Aanvragen van rapporten (BI-gerelateerd of algemeen)
  • Aanvraag virtuele machine (VM)
  • Aanvraag virtuele testomgeving
  • Aanmaken SQL back-up
  • Reserveren van vergaderzalen
  • Aanvragen voor visitekaartjes
  • Aanvragen zakelijke hardware
  • Aanvraag extra leden distributielijst (mail)
  • Firewall regels aanvragen
  • Mailbox namen wijzigen
  • MDM; (ont)sluiten, wissen, vind mijn apparaat
  • Geautomatiseerd Joiner-Mover-Leaver proces
Hoe starten met automatisatie & orchestratie

Hoe start je hier nu concreet mee? Wij adviseren hier volgende stappen:

Shift-left

Bepaal welke use case je wil automatiseren of orchestreren. Doe eerst een analyse om te bekijken welke use case welk voordeel oplevert. Dit voordeel kan bestaan uit het snelheid, accusnelheid, juistheid, tijd vrijmaken bij medewerkers, … .

Bekijk welke informatie er nodig is om te automatiseren of orchestreren. Zorg ervoor dat deze informatie beschikbaar is op de momenten wanneer je ze nodig hebt.

Start met de happy flow uit te werken. Dit is de flow waar alles goed loopt (de ideale situatie). Vergeet daarna zeker de repair flow niet. Dit is de flow indien er iets fout loopt. Stel jezelf de vragen: wat als de automatisatie faalt om de een of andere reden? Wat moet er dan gebeuren?

Zorg ervoor dat je alle mogelijke scenario’s test zodat je zeker weet dat alles goed opgezet is. Dit klinkt zeer logisch, maar wordt toch nog vaak vergeten!

Tool

Het is belangrijk de juiste tool te kiezen voor automatisatie of orchestratie. Bij de keuze van een tool, is het aangeraden om rekening te houden met volgende elementen:

  • Eenvoud: hoe makkelijk is het om zulke automatisaties op te zetten? Wat zijn de workflow mogelijkheden? Moet je zelf code schrijven of heeft de tool drag n drop workflow mogelijkheden?
  • Auditeerbaarheid: houdt de tool een audit log bij van wie wat wanneer heeft gedaan en wanneer de automatisatie gelopen is en hoe dit gelopen is?
  • Opschalingmogelijkheden: Als we veel aangevraagde aanvragen gaan automatiseren, moet de tool de pieken van aanvragen, en dus automatisaties, ook aankunnen
  • Analysemogelijkheden: voorziet de tool rapportage op die automatisaties, errors, …?

De meeste moderne tools hebben API mogelijkheden om te connecteren via een webservice of webhook, maar meer en meer moderne ESM tools beschikken over een marketplace waar je verschillende connectors kan installeren om automatisatie makkelijker te maken. Zeker het bekijken waard!

Tot slot

Automatisering is een belangrijk onderwerp voor bedrijven, ongeacht de sector. Of u nu werkzaam bent in IT, HR, Facilities, …, u heeft ongetwijfeld interesse om de workload van uw team te verminderen, klanten zelfredzamer te maken en kortom de ervaring van uw klanten en medewerkers te verbeteren.

2Grips helpt u graag met al uw ambities op het vlak van het verbeteren van de dienstverlening, niet enkel binnen IT maar doorheen de gehele dienstverlenende organisatie en steeds gefocust op de menselijke factor.

Jordy Mertens

Deze blog rond Shift-left is geschreven door Jordy Mertens, service management consultant bij 2Grips.

Heb je nog vragen of wil je meer weten over Shift-left en automatisatie? Aarzel dan zeker niet contact op te nemen!